Déléguer efficacement ses tâches : 5 étapes pas-à-pas

Votre emploi du temps est plein ? Vous souhaitez vous focaliser sur les tâches importantes pour votre entreprise ? Excellente décision ! La meilleure méthode pour vous libérer du temps tout en accomplissant toutes vos tâches est de déléguer. Si vous n’avez jamais délégué vos tâches, pas de panique ! Nous avons réuni dans ce guide les 7 étapes clés pour déléguer efficacement . 

Identifier les tâches chronophages 

• Cette tâche me permet-elle de me rapprocher de mon objectif ?
• Y aurait-il une différence si une autre personne se chargeait de cette tâche ? 
• Combien de temps économiserais-je ?
• Puis-je mettre en place un processus à suivre pour qu’une autre personne réalise cette tâche ?
• Une personne experte du domaine peut-elle fournir la même qualité de rendu ?

  Cette liste de questions n’est pas exhaustive. Néanmoins, c’est une excellente base pour comprendre les tâches qui peuvent être déléguées et celles qui ne peuvent pas l’être.    Une autre méthode pour déléguer efficacement est d’adopter la loi de Pareto. Ce principe affirme que 20 % des actions amènent 80 % des résultats . Ainsi, vous ne gardez uniquement les actions qui amènent la majorité des résultats de votre entreprise. Dans la plupart des cas de figure, cela correspond à des activités de vente ou de développement de produits. 

Trouver un expert adapté

• vous avez déjà une équipe à disposition 
• vous faites appel à une personne externe.

  Dans le premier cas de figure, la personne à qui vous déléguez une tâche doit avoir les compétences requises dans le domaine concerné. Cette nouvelle tâche doit lui offrir l’opportunité de monter en compétences. Pour ce faire, vous pouvez lui proposer un entretien individuel afin de comprendre sur quelles compétences votre collaborateur souhaite s’améliorer et s’il se sentirait à l’aise avec la tâche que vous espérez déléguer.   Dans le second cas de figure, vous trouvez un expert dans le domaine afin de déléguer cette tâche efficacement. Pour trouver le professionnel adapté et partenaire à long terme, l’idéal est de proposer un test sur une première tâche ou sur une durée déterminée. Ainsi, vous pouvez attester de la qualité des services du professionnel sur un cas réel. 

Rédiger des briefings explicites et concrets

Le meilleur moyen de déléguer efficacement toutes vos tâches est de réaliser des briefings concrets et précis. Chaque professionnel peut avoir des méthodes ou des processus différents. En revanche, avec des explications complètes et un exemple, le processus reste inchangé et le professionnel peut immédiatement s’adapter pour fournir le service adéquat.    Pour créer un briefing efficace, commencez par expliquer votre processus de travail pour effectuer cette tâche. Vous pouvez la détailler dans un document texte étape par étape ou bien en enregistrant votre écran.    Ensuite, pensez à donner des exemples de ce que vous mentionnez. Par exemple, si vous souhaitez obtenir des visuels pour vos publications sur les réseaux sociaux, partagez des exemples de visuels que vous aimez. Également, indiquez les sources des outils, des sites web ou des ressources que vous utilisez pour effectuer cette tâche.    Enfin, définissez des échéances réalisables par le professionnel et convenez de tous les éléments nécessaires pour une bonne collaboration. Pensez aussi à donner du contexte à cette mission. En effet, savoir dans quelle stratégie une tâche particulière s’inscrit crée une motivation supplémentaire. 

Un management équilibré orienté résultats

Lors de la délégation de vos tâches, garder un œil en supervision est un réflexe normal. Néanmoins, ce management doit rester sain et assez détaché pour que vous gagniez véritablement du temps durant votre semaine. Pour optimiser ce management, l’idéal est de vous focaliser sur les résultats . Si vous demandez à un designer de créer des visuels pour les réseaux sociaux, concentrez-vous sur le nombre d’engagements reçus sur vos publications. Si elles sont dans la moyenne des posts pré-collaboration ou au-dessus, les résultats sont positifs.   Le management orienté résultats se focalise uniquement sur l’impact de la tâche sur l’entreprise , pas la manière dont cette tâche a été effectuée. Pour reprendre l’exemple de la publication sur les réseaux sociaux, l’important n’est pas que le visuel s’inspire du pop art, de l’hyperréalisme ou du street art. Mais bel et bien le retour sur la visibilité, la notoriété et les visites sur le site web générées par votre publication. 

La puissance d’un outil pour déléguer 

Enfin, la dernière étape pour bien déléguer ses tâches est de considérer faire appel à un outil . En effet, certaines tâches peuvent être déléguées avec un outil plutôt que de remplir l’agenda d’un de vos collaborateurs.    Par exemple, vous avez besoin de gérer les absences, les fiches de paie ou l’intégration de vos employés efficacement ? Utiliser les services de Sequence ERP sera plus efficace qu’un professionnel.  Un autre exemple serait la publication de vos posts au quotidien sur les différents réseaux sociaux. Des outils comme Buffer, Later ou HubSpot sont très utiles et vous feront gagner un temps considérable chaque jour.    Comptabilité, marketing, commercial, administratif… De nombreux outils ont été développés ces dernières années pour accélérer les processus de votre entreprise. Pensez à comparer les offres avant de faire votre choix. 

En bref : comment déléguer efficacement ?

1. Identifiez vos tâches récurrentes sans valeur ajoutée pour votre entreprise.
2. Trouvez un expert adapté à qui confier cette tâche à long terme.
3. Rédigez un briefing complet avec sources, exemples, échéance et contexte.
4. Adoptez un management orienté résultats.
5. Pensez aux outils potentiels pour déléguer vos tâches récurrentes.