Comment choisir son logiciel de facturation suisse ? - Sequence ERP

Que vous soyez une startup en quête d'agilité ou une entreprise établie cherchant à optimiser vos processus, ce guide pour choisir votre logiciel de facturation vous est destiné. Dans le contexte économique suisse, précis et réglementé, choisir le bon logiciel de facturation n'est pas seulement une nécessité, mais une pierre angulaire pour l'efficacité et la conformité de votre entreprise. Découvrez les exigences uniques à rechercher dans votre futur logiciel de facturation suisse et les fonctionnalités à retrouver en fonction de votre taille d’entreprise, votre secteur d’activité ou encore vos processus déjà en place. Dans cet article, nous vous accompagnons pas à pas dans l'identification de vos besoins, la compréhension des réglementations suisses et la sélection des fonctionnalités clés qui feront de votre logiciel un avantage concurrentiel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ? 

Un logiciel de facturation représente le pilier de la gestion financière et comptable d’une entreprise. Cet outil dépasse aujourd’hui la simple création de factures. Ces solutions englobent une multitude de fonctionnalités visant à optimiser les processus de travail, à améliorer la précision des données financières et à garantir la conformité légale de l’entreprise. Son utilité réside dans sa capacité à automatiser les tâches répétitives, réduisant ainsi les erreurs humaines et libérant du temps précieux pour des activités à plus grande valeur ajoutée. Grâce à un suivi rigoureux des paiements et des créances, il contribue directement à améliorer la trésorerie de l'entreprise (et sa croissance). 

De plus, avec des analyses financières détaillées, un outil de facturation aide les dirigeants à prendre les bonnes décisions basées sur des données fiables en temps réel. Mais ce n’est pas tout. Certains logiciels incluent des fonctionnalités avancées, comme : 

• la gestion multi-devises ;
• la gestion des fournisseurs ;
• la réconciliation bancaire (rapprochement entre les virements reçus sur son compte bancaire et les factures envoyées) ;
• la facturation récurrente (pour vos prestations mensuelles) ;
• l’automatisation de l’envoi des factures et des rappels de paiement ;
• la conformité aux réglementations fiscales suisses ;
• et bien d’autres dont nous parlons plus bas dans cet article.

Votre objectif est de choisir la bonne solution qui va faire de votre logiciel un véritable gain de temps et un outil de visualisation des données de comptabilité pertinent. Cela va vous aider à prendre les décisions optimales pour la croissance et la pérennité de l’entreprise.

Les critères pour choisir son logiciel de facturation

Lister tous les logiciels de facturation avec leurs fonctionnalités ne vous aiderait pas à faire votre choix. En revanche, comprendre vos besoins et les critères à prendre en compte pour choisir le bon outil de facturation vous permet d’avoir toutes les cartes en main pour décider. 

Analyser les besoins spécifiques de son entreprise

Pour choisir efficacement votre logiciel de facturation suisse, commencez par analyser vos besoins spécifiques. Le volume de facturation est crucial : une petite entreprise n'aura pas les mêmes exigences qu'une grande organisation traitant des milliers de factures mensuellement. Posez-vous toutes les questions relatives à la comptabilité, la facturation, la gestion de vos fournisseurs et même vos besoins sur la gestion de vos ressources humaines : 

• Combien de clients facturez-vous tous les mois ? 
• Comment collaborez-vous avec votre comptable ? 
• Votre outil de facturation est-il lié à d’autres outils (CRM) ?
• Aimeriez-vous automatiser les relances de paiement ? 
• Souhaitez-vous suivre les heures travaillés sur les projets clients par vos employés (pour les agences de services notamment) ?
• Avez-vous besoin d’un logiciel accessible sur mobile et tablette ?
• Avez-vous un catalogue de prestations que vous souhaiteriez entrer dans le logiciel et choisir simplement lors de vos devis/factures ?
• Opérez-vous en multi-devises ?
• Avez-vous besoin de gérer des taxations spécifiques liées à différentes juridictions ou types de produits ? 
• Avez-vous besoin d’un logiciel de ressources humaines en plus de la facturation ? Pour gérer notamment les congés, absences et l’envoi des fiches de paie ? 

La liste de questions est non exhaustive. Faites un audit de vos besoins sur l’administratif de l’entreprise en général. Pensez même à d’autres éléments que la facturation. Cela vous permet de mettre en place l’outil adapté à vos besoins du moment mais aussi d’anticiper les besoins futurs (et ainsi éviter des changements de logiciel réguliers). Ces réponses détermineront les fonctionnalités indispensables de votre logiciel, comme la capacité à gérer automatiquement les conversions de devises et à appliquer les bonnes taxes, assurant ainsi conformité et précision dans votre facturation.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de facturation pour la Suisse

Pour choisir un logiciel de facturation efficace, considérez ces fonctionnalités clés :

• Gestion des clients et des fournisseurs : un système efficace pour stocker et accéder aux informations de contact, historique des transactions et moyens de paiement.
• Création et personnalisation des factures : la capacité à générer rapidement des factures professionnelles, personnalisables selon votre marque et vos besoins spécifiques.
• Suivi des paiements et relances : des outils pour surveiller les paiements reçus, identifier les retards et envoyer des rappels pour améliorer la trésorerie (et votre besoin en fonds de roulement).
• Gestion des dépenses et des achats : une fonctionnalité pour enregistrer et suivre les dépenses, facilitant la gestion budgétaire et la préparation des déclarations fiscales.
• Rapports et analyses financières : des rapports détaillés offrant des insights sur la santé financière de votre entreprise pour prendre les meilleures décisions en fonction de votre situation.
• Suivi des devis : générez des devis personnalisés en quelques secondes et suivez l’avancée de vos projets simplement. 
• Gestion des notes de crédit : importez les informations nécessaires et créez des notes de crédit personnalisées à envoyer en un clic. 

Ces éléments sont fondamentaux pour maintenir une gestion financière rigoureuse et optimiser les opérations commerciales.

Notre outil Sequence inclut toutes ces fonctionnalités.

Choisir un logiciel de facturation constamment mis à jour

L'évolutivité est un critère essentiel dans le choix d'un logiciel de facturation. Il est important de sélectionner une solution capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise, tant en termes de volume de transactions que de complexité des opérations. Cela inclut la capacité à gérer une augmentation du nombre de clients et de fournisseurs, à intégrer de nouvelles fonctionnalités selon les besoins émergents, et à s'adapter à des réglementations changeantes. Opter pour un logiciel évolutif assure que votre investissement reste pertinent et soutient votre développement sans nécessiter de changements coûteux ou de migrations logicielles fréquentes.

Logiciels en ligne vs logiciels à installer

Les logiciels en ligne (aussi appelées logiciels cloud) sont accessibles depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Ils offrent une flexibilité et une scalabilité remarquables. La mise à jour automatique, la sécurité avec l’authentification à double facteurs et la sauvegarde des données en font des options sûres et pratiques. Tous les nouveaux outils de facturation sont des logiciels cloud.

A contrario, les logiciels à installer se font de plus en plus rares sur le marché. Ils sont installés sur un serveur ou un ordinateur local et offrent un contrôle total sur la sécurité des données et fonctionnent sans dépendance à Internet. Leur coût initial et la nécessité de mises à jour manuelles sont les principaux inconvénients de ce type de solutions.

Solutions gratuites vs solutions payantes

Les solutions gratuites sont idéales pour les freelances qui lancent leur activité avec des besoins de facturation simples. Néanmoins, le manque de fonctionnalités se fait rapidement ressentir et les limites en termes de personnalisation et de support entraînent une bascule rapide vers une solution plus professionnelle.

Même si certaines peuvent s’avérer coûteuses, les solutions payantes offrent des fonctionnalités complètes et un support client dédié, essentiels pour les entreprises en croissance. Leur coût doit être évalué en fonction du retour sur investissement attendu, en considérant les gains d'efficacité sur vos équipes.

Facilité d’utilisation et interface utilisateur

Un logiciel intuitif réduit le temps de formation et augmente l'efficacité. L'interface doit être claire et facile à naviguer. Les tableaux doivent apporter toutes les informations importantes pour l’entreprise, sans superflu pour éviter de se perdre dans des analyses complexes et sans réelle valeur ajoutée.

N’oubliez pas : vous allez passer du temps sur cet outil pour le configurer et gérer votre activité. Pensez donc à choisir un logiciel ergonomique sur lequel vous aimez naviguer et qui est pratique à utiliser. Les solutions comprenant des automatisations sont généralement de meilleure qualité et vous aident dans votre quotidien.

Intégration avec d’autres outils

La capacité à s'intégrer avec des systèmes de comptabilité, de gestion de projet ou de CRM simplifie les processus et améliore la productivité. Plutôt que de faciliter l’intégration avec d’autres outils, vous pouvez aussi choisir de centraliser tous les besoins administratifs de votre entreprise au sein du même outil. 

Avec Sequence, vous gérez à la fois votre facturation mais aussi vos fournisseurs, la politique salariale, l’envoi des fiches de paie, la gestion des congés et des absences, vous générez vos documents comptables et vous collaborez simplement avec votre comptable.

Support et service client

Un bon support technique est crucial pour résoudre rapidement les problèmes. Recherchez des avis sur la qualité et la réactivité du service client. Les expériences des autres utilisateurs fournissent des insights précieux sur la fiabilité, la performance et l'adéquation du logiciel à vos besoins en tant qu’entreprise.

Un onboarding de qualité simplifie la formation des équipes et l’utilisation du logiciel. Si l’outil inclut une période d’essai, pensez à demander un rendez-vous pour être accompagné·e sur la solution et apprendre à manier toutes les fonctionnalités. Vous gagnerez du temps et attesterez de la qualité du service client de l’entreprise.

Exemple de critères de sélection pour une start-up suisse 

Pour une startup suisse cherchant le logiciel de facturation idéal, envisagez une solution en ligne payante offrant flexibilité et évolutivité. Priorisez une plateforme qui supporte le multilinguisme (français, allemand, italien), gère les devises multiples (CHF, EUR), assure la conformité avec les réglementations fiscales suisses et intègre des fonctionnalités avancées comme la gestion automatisée de la TVA, la génération du bilan et du compte de résultat en quelques clics. Optez pour un logiciel avec une interface utilisateur intuitive, un bon support client et la capacité à s'intégrer facilement avec d'autres outils essentiels pour startups, tels que les systèmes de CRM et de comptabilité.

Pour découvrir Sequence pour les start-ups, cliquez ici.

Exemple de critères de sélection pour un indépendant 

Pour un indépendant suisse, un plan d’abonnement à quelques dizaines d’euros efficace et facile à utiliser paraît idéal. Cherchez un logiciel en ligne qui permet de créer et envoyer des factures professionnelles rapidement, gère les paiements et les relances et offre une vision claire des revenus et des dépenses. Une option intégrant des fonctionnalités basiques de comptabilité et compatible avec les réglementations fiscales suisses est un plus, tout en permettant une gestion simplifiée depuis n'importe quel appareil.

Pour découvrir Sequence pour les indépendants, cliquez ici.

Exemple de critères de sélection pour une PME 

Pour une PME suisse, il serait judicieux d'opter pour un logiciel de facturation offrant une large gamme de fonctionnalités avancées. Une solution en ligne qui facilite la gestion multi-utilisateurs, qui supporte les transactions en multi-devises et offre des fonctionnalités complètes de suivi des paiements, de gestion des dépenses et de reporting financier serait idéale. La capacité d'intégration avec d'autres systèmes d'entreprise, comme les plateformes de gestion de la relation client (CRM) ainsi qu'une conformité stricte aux normes fiscales suisses sont essentielles pour soutenir la croissance et gagner du temps dans les opérations.

Pour découvrir Sequence pour les PME, cliquez ici.

Choisir un logiciel de facturation avec une période d’essai

Avant de vous engager dans l'achat d'un logiciel de facturation, l'importance des versions d'essai gratuites ne peut être sous-estimée. Elles offrent un aperçu précieux de la fonctionnalité et de l'adéquation du logiciel avec vos besoins spécifiques, sans aucun coût initial. Pour véritablement attester de la qualité de l’outil, créez un scénario d'utilisation quotidienne. Simulez des tâches réelles que vous effectuerez avec le logiciel, comme la création de factures, la gestion des clients et le suivi des paiements. Cela vous permettra d'évaluer si l'interface et les fonctionnalités répondent à vos attentes.

De même, pensez à vérifier la compatibilité avec votre système comptable actuel. Un trop grand écart risque de prendre du temps pour transiter d’une solution à une autre. Assurez-vous que le logiciel peut s'intégrer facilement avec les systèmes que vous utilisez déjà pour éviter des complications futures. Certains logiciels (comme Sequence) vous proposent de vous accompagner dans la transition de votre solution comptable actuelle vers la nouvelle.

→ Essayez Sequence gratuitement pendant 14 jours sans engagement

Avant la fin de la période d’essai, prenez du recul et évaluez votre expérience. Le logiciel a-t-il facilité les tâches ? Était-il intuitif ? Le support client était-il satisfaisant ? Prenez une décision éclairée basée sur vos observations. N’oubliez pas : le bon logiciel de facturation devrait non seulement répondre à vos besoins actuels mais aussi s'adapter à la croissance future de votre entreprise.

Implémentation du logiciel  de facturation: l’importance de la formation des employés 

L'intégration d'un logiciel de facturation dans votre entreprise commence par une configuration initiale soignée, où les paramètres du logiciel sont ajustés pour répondre précisément aux besoins de votre entreprise. L'importation des données existantes, telles que les informations clients et les factures antérieures est cruciale pour assurer une transition fluide et maintenir l'intégrité de vos données financières.

La formation des utilisateurs joue un rôle essentiel dans le succès de cette mise en œuvre. Choisissez un logiciel qui propose des ressources variées, comme des tutoriels, des webinaires, une documentation complète ainsi qu’un onboarding. Cela permet de répondre aux besoins diversifiés de votre équipe. La décision entre une formation interne et une formation proposée par le fournisseur du logiciel, dépendra des ressources disponibles au sein de votre entreprise et de la complexité du logiciel choisi.

Quel prix pour un logiciel de facturation ? 

Maintenant que vous avez compris l’importance du logiciel de facturation au sein de votre entreprise, vous pouvez comprendre que le prix ne doit pas être le premier (ni le seul) critère de sélection. Il est nécessaire de choisir un outil adapté aux besoins de l’entreprise et comprenant toutes les fonctionnalités utiles pour vos équipes. Que vous soyez un indépendant ou une PME suisse, une communication fluide et transparente avec votre comptable simplifie les processus et vous fait gagner du temps tous les mois. Il est donc toujours préférable de privilégier ces critères au prix.

Néanmoins, ce guide peut vous aiguiller sur les tarifs des logiciels de facturation. Pour comprendre les prix, observez d’abord les fonctionnalités incluses dans votre abonnement. En effet, un logiciel avec un faible coût mais peu de fonctionnalités peut s’avérer plus onéreux (en raison du temps perdu ou de l’utilisation d’un logiciel supplémentaire) par rapport à un outil au coût plus élevé mais complet. Aussi, comparez les différents abonnements proposés par les solutions de facturation. Selon le stade de développement de votre entreprise, certains plans d’abonnement sont plus pertinents que d’autres (des fonctionnalités peuvent ne pas encore prendre sens). 

Sachez que vous pouvez trouver des logiciels de facturation allant d’une dizaine de francs suisses jusqu’à plusieurs centaines par mois. Chez Sequence, nous proposons trois tarifs différents en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise.

En bref, comment choisir son logiciel de facturation ? 

Pour conclure, le choix de votre outil de facturation dépend avant tout des besoins et des processus de votre entreprise. Prenez en compte tous les critères de sélection listés dans cet article et répondez aux questions des différents paragraphes pour affiner votre recherche et faire le bon choix.