Pourquoi c’est important d’avoir un logiciel certifié Swissdec pour la gestion des salaires ?

Gérer les salaires en Suisse : un vrai casse-tête pour les PME

En apparence, gérer les salaires consiste à payer ses employés à la fin du mois.

Mais en Suisse, c’est bien plus que ça.

À chaque cycle de paie, une PME doit jongler avec une série d’obligations légales et administratives. Par exemple :

•  Décomptes AVS → 4 fois par an (en général). 
  Ou 1 seule fois si vous avez très peu d’employés.
•  Certificats de salaire : à générer et transmettre chaque année.
• LPP, LAA et autres assurances : au moins une fois par an, et à chaque événement RH (entrée, sortie, accident, congé maternité, etc.).

Chaque destinataire (caisse AVS, SUVA, impôts, caisse de pension, etc.) a ses propres formats, délais et règles

 Ce que ça implique pour vous :

• Préparer les bons documents, pour chaque institution
• Respecter les délais (et ils ne sont pas tous les mêmes)
• Transmettre manuellement, souvent sur des portails séparés
• Éviter les erreurs (noms, numéros AVS, montants, etc.)

 Résultat : même avec peu d’employés, la gestion salariale devient vite une source d’erreurs, de stress et de perte de temps.

Beaucoup de PME tentent de s’en sortir avec Excel ou un logiciel "généraliste", parfois sans savoir s’il est vraiment adapté à la législation suisse.
Mais sans outil conçu pour ce cadre complexe, chaque tâche devient un parcours du combattant.

1. Swissdec, c’est quoi exactement ?

Swissdec, c’est une norme suisse qui permet aux logiciels de gestion des salaires de transmettre automatiquement les données aux autorités concernées.

Concrètement, un logiciel certifié Swissdec peut envoyer, en un seul processus :

• les salaires à l’AVS (Assurance-vieillesse et survivants),
  
  
• les données à la SUVA (Assurance-accidents),
  
  
• les cotisations à la LPP (prévoyance professionnelle, 2e pilier),
  
  
• l’impôt à la source pour les employés concernés,
  
  
• Et même certaines données à l’OFS (Office fédéral de la statistique).

 Le tout, de manière automatisée, sécurisée et conforme.

Pourquoi cette norme existe ?

Parce que sans Swissdec, chaque institution demande :

• Des formats différents,
  
  
• Des procédures propres,
  
  
• Et souvent un portail spécifique.
  
  

Swissdec simplifie tout ça avec un langage commun reconnu par toutes les institutions suisses.
Résultat : vous évitez les doubles saisies, les erreurs, les oublis… et surtout, vous gagnez du temps.

Et la sécurité ?

Swissdec impose des standards élevés :
Les données sont chiffrées, vérifiées, tracées, et envoyées via une plateforme sécurisée.
Fini les déclarations envoyées à la main ou les fichiers sensibles transmis par e-mail.

Comment ça marche  ?

Les logiciels certifiés Swissdec utilisent une norme appelée ELM (Lohnstandard-CH).
C’est un format de fichier standardisé qui regroupe toutes les données nécessaires, prêtes à être transmises à toutes les institutions concernées.

Comment savoir si un logiciel est certifié ?

C’est simple : il existe une liste officielle tenue à jour par Swissdec.
Vous pouvez la consulter ici : https://swissdec.ch/fr/certified-erp/ 

2. Ce que ça change concrètement pour vous (avec ou sans Swissdec)

Gérer les salaires, vous le faites déjà.
Mais voici à quoi ressemblent les tâches, selon que votre logiciel soit certifié Swissdec… ou non.

Exemple : déclaration trimestrielle AVS

🔴 Sans Swissdec :

• Exporter les données de paie dans Excel ou PDF
• Se connecter au portail AVS
• Remplir manuellement les montants
• Envoyer les fichiers + vérifier la confirmation
• Répéter l’opération pour chaque institution (SUVA, LPP…)
  
  

✅ Avec un logiciel certifié Swissdec :

• Les données sont déjà prêtes
• L’envoi se fait automatiquement en quelques clics
• Les accusés de réception sont centralisés
• Vous avez une vue d’ensemble sur ce qui a été envoyé, à qui, et quand

C’est là que Swissdec fait vraiment la différence :
Ce n’est pas juste une norme, c’est une façon de simplifier votre quotidien, d’éviter les erreurs… et de gagner plusieurs heures par mois.

3. Sequence, une solution simple, complète et certifiée 

Conçu par des comptables suisses qui comprennent vos défis quotidiens, Sequence  répond aux besoins spécifiques des PME locales. 

Avec Sequence, vous pouvez :

• Générer et envoyer les fiches de paie en quelques minutes
  
  
• Gérer facilement les absences, congés et événements RH
  
  
• Appliquer automatiquement l’impôt à la source et les déductions cantonales
  
  
• Offrir à vos collaborateurs un accès sécurisé à leurs documents 24h/24
  
  
• Et surtout : transmettre vos déclarations salariales aux autorités via Swissdec, de manière automatisée et conforme

Prêt à simplifier votre gestion salariale ?

Découvrez comment Sequence peut transformer votre quotidien administratif.