Pourquoi adopter un logiciel de comptabilité ? 8 raisons primordiales

Pour les petites et moyennes entreprises (PME), la comptabilité ne se résume pas uniquement à une obligation légale. Elle constitue un outil stratégique essentiel pour la prise de décision, la planification financière et le suivi de la performance. Néanmoins, la gestion comptable peut rapidement devenir chronophage, demander des ressources importantes qu’une PME n’est pas forcément prête à mettre en place. C’est là qu’intervient le logiciel de comptabilité. Un logiciel de comptabilité est un système qui aide les entreprises à gérer leur trésorerie, à effectuer le suivi de leur chiffre d’affaires, leurs dépenses, à automatiser la facturation, les paiements et à rester en conformité avec les réglementations fiscales. Avec un tableau de bord intuitif comprenant les informations financières clé de l’entreprise, l’outil de comptabilité permet aux dirigeants de PME de prendre des décisions éclairées et de planifier l'avenir avec confiance. Découvrez dans cet article 8 raisons indiscutables de mettre en place un logiciel de comptabilité au sein de votre PME. 

1. Automatiser sa comptabilité

Gérer sa comptabilité manuellement est aussi amusant que de compter les brins d'herbe dans un champ infini. Vous passez des heures à trier des piles de factures, à saisir des chiffres dans d'interminables tableaux Excel et à courir après les justificatifs de dépenses. Cela vous semble familier ? Si c'est le cas, il est temps de considérer l'automatisation de votre comptabilité comme votre nouvel allié.

Automatiser sa comptabilité, c'est comme avoir un super-héros comptable dans votre équipe. Le logiciel prend en charge les tâches répétitives et fastidieuses pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer le chiffre d’affaires de votre entreprise. Mais comment exactement ce type d’outil simplifie la comptabilité d’une PME ? C'est simple.

Premièrement, prenons la facturation. Au lieu de créer chaque facture manuellement, le logiciel de comptabilité permet de générer une facture en quelques secondes et l’envoie en un clic. Et ce n'est pas tout. L’outil relance aussi les clients retardataires sans que vous ayez à lever le petit doigt. Vous voyez ? Vous venez d'économiser des heures de travail et de réduire le risque d'erreurs humaines.

Ensuite, le suivi des dépenses. Avec l'automatisation, dites adieu aux heures perdues à éplucher vos relevés bancaires. Le logiciel fait le gros du travail pour vous, catégorisant automatiquement les dépenses et même en rapprochant les transactions bancaires : il ne vous reste plus qu’à valider ce que l’intelligence artificielle a détecté. Imaginez : une vue d'ensemble claire de votre flux de trésorerie, accessible d'un simple clic.

2. Optimiser ses processus et réduire les erreurs humaines

Optimiser ses processus et réduire les erreurs humaines sont deux défis que rencontrent toutes les PME soucieuses d'efficacité. Le logiciel de comptabilité est une solution à ces défis. En effet, il garantit une exactitude dans les calculs. Grâce à des algorithmes précis, ces outils éliminent les risques d'erreurs courantes qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données, telles que les inversions de chiffres ou les oublis de transactions. Ces erreurs humaines courantes peuvent avoir des conséquences importantes sur l'analyse financière et la prise de décision. 

Avec l'automatisation, chaque opération est traitée avec la même rigueur. Elle assure ainsi une fiabilité et une tranquillité d'esprit pour les décisionnaires de l’entreprise. De même, l'automatisation permet d’établir des processus comptables clairs et applicables facilement par le personnel de l’entreprise lié de près ou de loin à la comptabilité. Cela rend l'ensemble du système plus efficace et plus facile à surveiller. Ce niveau de précision et d'efficacité conduit à une meilleure gestion des ressources et à une optimisation significative du temps et des coûts pour l'entreprise.

3. Visualisation rapide des données financières de son entreprise

Vous souhaitez pouvoir visualiser en un clin d'œil la santé financière de votre entreprise, sans avoir à plonger dans un océan de chiffres et de rapports complexes ? C'est exactement ce que permet un outil comptable grâce à des tableaux de bord intuitifs, tels que des graphiques et des diagrammes.

Ces outils transforment les données brutes en informations compréhensibles, vous permettant de comprendre instantanément les performances de votre entreprise et de détecter les anomalies. Que ce soit pour suivre l'évolution des revenus, des dépenses ou pour surveiller la trésorerie, ces tableaux offrent une vue d'ensemble claire.

De plus, l’accès à des données financières actualisées en temps réel est un avantage inestimable. Elle vous permet de réagir rapidement en fonction de vos résultats. En somme, les graphiques et tableaux de bord ne sont pas seulement des outils de reporting. Ils sont une pierre angulaire sur laquelle s’appuyer pour prendre des décisions stratégiques et mener son entreprise vers le succès.

Exemple de l’utilité d’un tableau de bord pour une entreprise de services

Imaginons une société basée à Genève offrant des solutions de cybersécurité aux entreprises suisses. La gestion des contrats, des heures facturables et des dépenses liées aux projets représente un défi quotidien. L'efficacité et la précision dans le suivi financier sont essentielles pour maintenir la rentabilité de cette PME et la satisfaction client.

Grâce à un logiciel de comptabilité comme Sequence, cette société peut, par exemple, produire des graphiques détaillés des revenus par client ou par projet. De tels graphiques aident à identifier les clients ou les projets qui contribuent le plus au chiffre d'affaires et d’allouer plus stratégiquement ses ressources.

Bien plus qu’un outil de comptabilité, automatisez l’administration de votre PME

Un autre tableau de bord utile pour ce type d’entreprise afficherait les heures travaillées par projet, comparées aux heures facturables, mettant en évidence les écarts et permettant d'ajuster les estimations pour les contrats futurs. Ces tableaux aident à optimiser la tarification et la gestion du temps, deux éléments cruciaux pour améliorer la marge d’une activité de vente de services.

Évidemment, les tableaux plus traditionnels comme le suivi des dépenses ou du chiffre d’affaires sont également pertinents. S’apercevoir en temps réel de l'impact financier des décisions de l’entreprise permet de réagir rapidement et d'ajuster les opérations rapidement. Cette approche data-driven soutient une prise de décision stratégique et amène l’entreprise vers plus de croissance et une meilleure rentabilité.

4. Assurer sa conformité fiscale facilement

En Suisse, les entreprises ont des obligations précises : la déclaration de la TVA, la gestion des cotisations sociales pour les employés ou encore les déclarations d'impôts sur les bénéfices et le capital. Pour une PME, naviguer dans les réglementations fiscales tout en restant concentré sur son cœur de métier peut s'avérer difficile. C'est là qu'intervient le logiciel de comptabilité.

Mise à jour des réglementations fiscales

Les logiciels de comptabilité sont régulièrement mis à jour pour incorporer les dernières modifications des lois fiscales suisses. Cette fonctionnalité assure que votre entreprise applique toujours les taux de TVA corrects et respecte les dernières exigences en matière de déclaration fiscale, vous évitant ainsi de commettre des erreurs.

Automatisation de la préparation des déclarations fiscales

Le processus de déclaration de la TVA, ainsi que la préparation des déclarations d'impôts sur les bénéfices et le capital, sont généralement automatisés par le logiciel. Il compile les données financières pertinentes, calcule l'impôt dû et génère les formulaires requis pour votre déclaration. Cette automatisation non seulement épargne des heures de travail manuel, mais garantit également l'exactitude des déclarations.

Préparation aux contrôles fiscaux

Face à un audit de l'Administration Fédérale des Contributions (AFC) ou de l'Administration Cantonale des Impôts (ACI), votre entreprise doit prouver une organisation irréprochable des documents et une traçabilité des transactions. Un outil de comptabilité assure cette organisation pour vous. Chaque opération est documentée et peut être justifiée par les pièces comptables adéquates, stockées de manière sécurisée au sein du système. Cette organisation facilite grandement la révision par les autorités fiscales et démontre la transparence de votre gestion comptable.

Stockage organisé des documents

Un logiciel de comptabilité comme Sequence offre une solution de stockage numérique qui, non seulement répond aux exigences de conservation des documents fiscaux de la Suisse, mais facilite également leur accès en cas de besoin. Cela inclut les factures, les relevés bancaires, les contrats et les bulletins de salaire, tous conservés de manière sécurisée et conforme aux normes de protection des données.

5. Sécuriser ses données financières

Les données financières ne sont pas que de simples chiffres sur un bilan. Elles représentent la santé globale de votre entreprise, votre trésorerie, vos investissements, vos revenus et vos dépenses. La fuite de ces données peut entraîner des conséquences néfastes pour l’entreprise. Sécuriser vos données financières n'est pas une option, mais une nécessité. Voici quelques fonctionnalités de sécurité généralement incluses au sein d’un logiciel de comptabilité (veillez à ce qu’elles soient présentes lors de votre choix de logiciel).

Sauvegardes automatisées

La première ligne de défense contre la perte de données est un système de sauvegarde efficace. Les logiciels de comptabilité actuels comprennent des sauvegardes automatiques, régulières et cryptées de vos données, stockées dans des data centers sécurisés. En cas de sinistre, de panne matérielle ou de cyberattaque, vous pouvez restaurer rapidement vos données, minimisant ainsi l'interruption de votre activité.

Chiffrement des données

Pour protéger vos données financières lors de leur transmission et de leur stockage, le chiffrement est essentiel. Les logiciels de comptabilité utilisent souvent le chiffrement de pointe, tel que le chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) à 256 bits, pour sécuriser les données contre l'espionnage et les accès non autorisés. Que vos données soient en transit vers le cloud ou stockées sur des serveurs, le chiffrement garantit qu'elles restent lisibles uniquement par les personnes autorisées.

Authentification forte

Pour contrôler l'accès à vos données financières, les outils incluent généralement une authentification à deux facteurs (A2F), où les utilisateurs doivent fournir deux formes d'identification avant d'accéder au système. Cette mesure réduit considérablement le risque d'accès non autorisé, même si l’un de vos mots de passe est compromis.

Gestion des droits d'accès

Une gestion précise des droits d'accès assure que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données financières. Le logiciel permet de configurer des niveaux d'accès spécifiques pour différents utilisateurs, garantissant ainsi que chacun accède uniquement aux informations nécessaires à ses fonctions.

6. Améliorer la collaboration avec son comptable

Un logiciel de comptabilité facilite la collaboration en temps réel entre les équipes internes et les comptables externes. Grâce à des plateformes basées sur le cloud, les données financières sont accessibles à tout moment et depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion internet. Cette accessibilité instantanée élimine les retards et les incompréhensions qui peuvent survenir avec les échanges de documents papier ou par e-mail. Le comptable peut donc effectuer une révision et une validation rapides des comptes, à tout moment.

Accès à distance et partage sécurisé des données

L'un des plus grands avantages des logiciels de comptabilité actuels est l’accès à distance sécurisé aux données financières. Que vous soyez au bureau, en déplacement, ou travaillant à domicile, vous et votre comptable pouvez consulter et gérer les finances de l'entreprise sans compromettre la sécurité des données. Avec un outil comme Sequence, vous pouvez même accéder à votre outil de comptabilité depuis votre smartphone. 

Comme mentionné dans le paragraphe précédent, les outils de comptabilité utilisent des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, l'authentification à plusieurs facteurs et les protocoles de sécurité stricts pour protéger les informations contre les accès non autorisés. Cette approche garantit que le partage des données financières avec votre comptable se fait dans un environnement sécurisé, préservant la confidentialité et l'intégrité des informations de votre entreprise.

En outre, ces systèmes permettent une traçabilité complète des accès et des modifications apportées aux données financières, offrant une transparence totale sur qui a consulté ou modifié les informations et à quel moment. Cette fonctionnalité est cruciale non seulement pour la sécurité, mais aussi pour maintenir une collaboration harmonieuse et basée sur la confiance entre les entreprises et leurs conseillers financiers.

7. Un prix accessible pour une PME

Il n’y a aucun doute : le coût d’un logiciel de comptabilité est dérisoire en comparaison au temps gagné par les entreprises. Le temps initial de mise en place d'un tel outil est rapidement compensé par les gains de productivité et d'efficacité qu'il permet de réaliser. En automatisant des tâches comptables répétitives et chronophages, comme la saisie des données, la génération de rapports financiers ou encore la gestion des factures et des paiements, les entreprises libèrent des heures précieuses de travail. Ces heures sont alors réinvesties dans des activités à plus forte valeur ajoutée.

Sur un autre plan, le prix du logiciel est rentabilisé par la réduction des erreurs humaines dans la gestion comptable de l’entreprise. Avec son système automatisé et ses synchronisations, l’outil limite les erreurs. Cela favorise un gain de temps supplémentaire et évite les amendes dues à une déclaration inexacte. 

8. Gérer ses ressources humaines, la paie, les congés et les absences

Qui a dit qu’un outil de comptabilité ne pouvait se cantonner qu’à la comptabilité ? Certains ERP incluent également des fonctionnalités indispensables au bon fonctionnement d’une PME. Vous pouvez donc gérer vos ressources humaines à partir d’un outil simple, au même endroit que votre comptabilité. Sans compromis sur les fonctionnalités, ni sur la qualité de l’outil. 

Bien plus qu’un outil de comptabilité, automatisez l’administration de votre PME.

Imaginez pouvoir envoyer des fiches de paie en moins de 10 minutes, gérer les absences et les congés payés de vos employés en quelques clics et personnaliser les politiques salariales selon les besoins spécifiques de votre entreprise. En plus de simplifier la gestion des paies, un tel outil automatise les processus et s'adapte aux particularités de chaque employé, y compris les déductions cantonales et l'impôt à la source.

Avec un accès 24/7 aux documents importants pour les employés, la gestion des absences simplifiée et la capacité d'allouer les ressources humaines aux projets de manière efficace, mettre en place un logiciel de comptabilité devient une évidence pour les PME soucieuses d'optimiser leur gestion interne et de se concentrer sur leur croissance.

En bref : pourquoi mettre en place un logiciel de comptabilité ?

En conclusion, l'adoption d'un logiciel de comptabilité offre une multitude d'avantages clés pour toute PME souhaitant optimiser sa gestion financière. Un gain de temps précieux, une réduction significative des erreurs humaines, une visualisation instantanée et claire des données financières, une simplification de la conformité fiscale, un renforcement de la sécurité des données financières, une amélioration de la collaboration avec votre comptable : tous ces avantages sont centralisés dans un même outil. De plus, les fonctionnalités avancées telles que l'envoi automatique de factures et les rappels de paiement contribuent à accélérer les rentrées d'argent, essentielles à la santé financière de l'entreprise.

L'outil de comptabilité se révèle être non seulement un investissement stratégique pour la simplification des processus comptables mais aussi un levier de croissance, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier. Optez pour un outil de comptabilité qui répond aux besoins d’une PME en croissance avec toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre entreprise.