Indépendants : 3 étapes pour organiser ses tâches administratives

Indépendants : 3 étapes pour organiser ses tâches administratives

Bien qu’elles soient nécessaires pour son activité, les tâches administratives ne génèrent pas de chiffre d’affaires pour un indépendant. Il est donc essentiel de mettre en place une organisation efficace afin de réduire le temps passé sur son administratif et se concentrer sur le cœur de son activité. Comptabilité, déclarations, conservation des documents importants, vous êtes constamment sur tous les fronts. Parfois, il peut s’avérer difficile de ne rien oublier. De nombreux indépendants ressentent une charge mentale due à la quantité de tâches administratives à effectuer. Le secret de la sérénité d’esprit réside dans la bonne organisation de son activité. Alors, pourquoi est-ce si important d’organiser ses tâches administratives ? Comment s’organiser pour mieux gérer la charge mentale administrative ? Réponses avec un guide en trois étapes dans cet article. 

Pourquoi est-ce important d’organiser ses tâches administratives quand on est indépendant ?

Si votre entreprise est une Raison Individuelle (comme de nombreux indépendants suisses), vos tâches administratives restent relativement simples. En revanche, pour les entrepreneurs en SASU par exemple, les obligations administratives se complexifient. Sans une bonne organisation, vous pouvez rapidement vous sentir débordé.e (et ce, quel que soit votre statut). 

La création de devis, le règlement des factures, les emails de relance, la déclaration de chiffre d’affaires, régler ses cotisations… Toutes ces tâches peuvent vous paraître insurmontables : tous les indépendants passent un jour par là. Pour surmonter cette charge mentale, la clé réside dans l’organisation de vos tâches administratives. Lorsque vous anticipez les dates butoirs et planifiez vos tâches dans votre calendrier à l’avance, vous pouvez avancer sereinement avec votre activité. 

L’objectif d’une bonne organisation est simple : réduire le temps passé sur l’administratif pour vous concentrer sur les projets des clients et la vente de vos produits ou vos services. Vous évitez ainsi la procrastination administrative. Plus les tâches s’accumulent, plus la charge mentale est importante. Il est donc préférable de gérer ces impératifs au compte-goutte plutôt qu’être en retard. 

Comment organiser ses tâches administratives ?

Maintenant que vous avez compris l’importance d’organiser vos tâches administratives, il vous reste à savoir comment… Il existe différentes manières de vous organiser en tant qu’indépendant. Chaque humain est unique et l’avantage d’être à son compte, c’est que vous pouvez composer vos semaines selon vos propres envies. Néanmoins, de grands principes peuvent vous aider dans le pilotage de votre administratif. 

Anticiper les échéances 

Rester serein.e passe par l’anticipation. Pour maintenir son organisation, il est essentiel de connaître les impératifs et leurs dates. Votre première mission pour prendre les devants est de lister toutes les tâches administratives liées à votre activité. Quelles que soient leur importance et leur date dans l’année, faites l’inventaire de ce que vous devez faire pour maintenir votre entreprise dans les lois et règles suisses. Déclaration de chiffre d’affaires, règlement des cotisations, conservation des factures, relance des impayés, n’oubliez rien. Pensez aussi aux tâches spécifiques à votre profession ou votre type d’activité. 

Une fois votre liste prête, associez des dates à chacune des tâches. L’étape suivante est de créer votre calendrier administratif. En fonction de chaque date butoir, vous associez des plages horaires dans votre agenda afin de rester à jour. Pour les taches récurrentes, définissez un temps chaque semaine dédié à l’administratif. Une heure fixe hebdomadaire vous permet de relancer vos clients, envoyer vos factures, payer vos cotisations et effectuer votre veille administrative.

Le conseil de Sequence : pensez à associer le Time Boxing avec vos tâches administratives. Le “batching” (organiser les sujets par groupe de même catégorie) de ce genre de tâches vous rend plus productif.ve. Vous conservez ainsi plus de temps pour travailler sur les projets de vos clients et le développement de votre entreprise. 

Être rigoureux avec son administratif

Pour conserver une organisation optimale, la rigueur est de vigueur. Bâcler ses tâches administratives entraîne un surplus de travail à effectuer plus tard (et une charge mentale qui augmente). Veillez toujours à remplir vos documents administratifs et vos déclarations avec précision. Le temps passé à effectuer ses tâches administratives correctement permet d’en gagner par la suite : vous n’aurez pas à revenir dessus. 

Pensez aussi à conserver vos documents, attestations et justificatifs de paiement dans un lieu centralisé. Lorsque vous avez besoin d’un document ou en cas de contrôle, vous êtes enclin à trouver facilement ce que vous recherchez. 

Être rigoureux, cela implique aussi de demander de la rigueur avec les entreprises et institutions avec lesquelles vous collaborez. N’hésitez pas relancer les factures impayées ou à appeler les services publics qui viendraient à dysfonctionner. Ainsi, vous restez à jour et vous optimisez le temps dédié à l’administratif. 

Utiliser un outil pour son administratif

Relancer vos clients, entrer vos factures d’achat, vérifier votre comptabilité, générer votre bilan d’ouverture ou gérer votre TVA… Et si tout cela pouvait être piloté par un outil simple et intuitif ? Fini le suspense : vous pouvez d’ores et déjà automatiser ces tâches avec l’IA de Sequence. 

En effet, les indépendants peuvent utiliser un ERP (Entreprise Resource Planning), un logiciel pour gérer les activités opérationnelles et administratives d’une entreprise. Cet outil vous permet de : 

• générer vos factures en quelques clics ;
• automatiser vos relances  ;
• recevoir des alertes de paiement ;
• enregistrer vos services et produits les plus vendus afin de générer des documents en quelques secondes ;
• gérer le planning de vos collaborateurs ;
• importer rapidement vos factures d’achat ; 
• transmettre les documents à votre comptable en quelques clics ;
• et bien d’autres fonctionnalités encore.

Vous facturez vos prestations de services au taux horaire ? Activez la Timesheet pour facturer précisément vos clients. Cette simplification administrative vous donne du temps supplémentaire à consacrer à vos projets professionnels. 

Résumé : l’organisation administrative d’un indépendant

Pour rester à jour dans votre administratif et garder une sérénité d’esprit, Sequence vous conseille : 

1. D’anticiper les échéances administratives en listant toutes vos tâches, puis de les inclure dans votre calendrier annuel.
2. D’être rigoureux en conservant vos documents dans un espace centralisé (comme Sequence) et de relancer vos partenaires, vos clients ou les administrations publiques en retard sur les sujets vous concernant.
3. D’utiliser un outil de gestion d’entreprise comme Sequence pour gagner des heures chaque mois sur vos tâches administratives. Essayez-le gratuitement pendant 14 jours.