11 astuces pour gérer la surcharge de travail chez les indépendants

Vous sentez que vous perdez le contrôle sur votre liste de tâches ? Vous en avez tellement que vous n’arrivez même plus à les rassembler dans une seule et même liste ? Les indépendants sont un jour ou l’autre confrontés à une surcharge de travail. Souvent, il est possible d’éviter ces périodes de stress et d’anxiété pour un entrepreneur. Découvrez la liste des 11 astuces pour gérer la surcharge de travail en tant qu’indépendant. 

1. Prioriser les tâches de sa to-do list

Le premier moyen d’éviter la surcharge de travail est de définir ses tâches prioritaires, ses tâches secondaires et les missions ne nécessitant pas de préoccupation pour le moment. Clarifier sa liste de tâches et les dates butoirs associées est une clé pour réduire sa dose de stress au travail et éviter de se sentir en surmenage. Soyez réaliste dans la définition de vos deadlines. Si elles sont trop courtes, vous ajoutez une dose de stress supplémentaire non nécessaire. 

2. Optimiser la gestion de son temps

Lorsqu’on est surchargés, on a tendance à vouloir être sur tous les fronts simultanément… Sans avancer sur aucun d’entre eux ! Pour travailler efficacement, pensez à optimiser la gestion de votre temps. Planifiez vos journées avec précision et ne vous laissez pas perturber par les distractions autour de vous. En maximisant votre productivité, vous allez avancer dans votre liste de tâches et vous sentir plus serein à la fin de votre journée de travail. 

3. Déléguer à d’autres indépendants les tâches chronophages

Si vous connaissez une surcharge de travail, cela signifie peut-être qu’il est temps de commencer à déléguer certaines tâches. Listez les activités qui vous prennent le plus de temps chaque semaine. Parmi ces tâches, certaines peuvent être déléguées à un autre freelance, une agence ou un assistant. Pensez aux tâches liées à vos projets mais aussi à la réponse aux e-mails, la facturation ou la communication avec les clients. Parfois, un assistant virtuel est la réponse idéale à une période de surcharge de travail. 

4. Embaucher des salariés pour gérer la charge de travail

Si votre activité génère suffisamment de chiffre d’affaires, vous pouvez penser à embaucher un salarié. À temps plein dans votre entreprise, un employé a l’avantage de pouvoir être formé à vos processus, travailler sur les projets clients et être une personne de confiance dans l’entreprise. Vous pouvez donc lui transmettre certains accès afin qu’il gère aussi la communication ou la facturation.

5. Refuser les contrats de trop

Lorsque vous êtes à la limite de la surcharge de travail, accepter un contrat supplémentaire peut être l’erreur à ne pas commettre. Apprenez à anticiper le temps de travail nécessaire pour chaque mission afin de déterminer des dates cohérentes. Vous n’êtes pas obligé de renoncer à un projet : planifiez simplement le début des missions lorsque vous aurez plus de temps. Ainsi, votre agenda se remplit et vous n’avez plus le stress de ne pas avoir de clients le mois suivant. 

6. Définir des délais de livraison plus longs

En corrélation avec le point précédent, définir des délais de livraison plus longs vous permet de libérer du temps pour effectuer les tâches associées au projet. Les indépendants ont souvent tendance à définir des dates trop optimistes par rapport à leur charge de travail. Ne tombez pas dans ce piège et prévoyez du temps dans votre calendrier pour les imprévus. 

7. Utiliser des outils de gestion de tâches

Avec tous les outils disponibles sur le marché pour la gestion de projet et de tâches, vous pouvez vous y perdre. Le problème de ces solutions ? Elles ne sont généralement pas adaptées aux indépendants. Avec Sequence, vous gérez simplement vos projets et vous suivez le temps passé sur chaque mission pour facturer en accord avec le temps de travail réel. Vous gérez efficacement vos prestations et vous facturez automatiquement vos clients. Ce temps gagné et le suivi précis des heures allouées au projet facilitent la vie d’un indépendant.

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8. Découper les projets en lot de tâches avec le client

Un projet conséquent avec un client paraît comme une montagne à gravir. Pour réduire ce sentiment d’immensité d’une mission, découpez le projet en lot de tâches à accomplir avec des deadlines pour chacun des lots. Ainsi, vous rendez les tâches plus concrètes et vous pouvez les insérer dans votre agenda sans stresser. Pensez à intégrer votre client dans ce processus de découpage afin de garantir sa satisfaction avec les délais de livraison. 

9. Appliquer les méthodes de productivité

Durant vos journées de travail, vous pouvez rencontrer certaines difficultés à vous concentrer ou à avancer efficacement sur vos tâches. En plus de la bonne organisation de votre quotidien, vous pouvez booster votre productivité avec certaines méthodes. Les méthodes du Timeboxing et du TimeTracking sont toutes deux particulièrement efficaces pour tirer le meilleur de chaque journée. 

Éviter les distractions avec les modes “Ne pas déranger” ou “Mode Avion” de son téléphone sont aussi de bonnes options pour rester concentré sur ses tâches. Enfin, la méthode Pomodoro permet de quadriller ses journées et de favoriser les pauses régénératrices pour revenir sur son travail avec l’esprit apaisé.

10. Créer une hygiène de vie optimale

Un salarié fatigué et non productif gagne la même somme à la fin du mois qu’un salarié en pleine forme. Pour un indépendant, l’histoire est tout autre. Sans énergie, un entrepreneur rencontre des difficultés à accomplir ses projets et peut avoir tendance à procrastiner. Améliorer son hygiène de vie permet d’augmenter son énergie. Cela passe donc par une bonne alimentation, une activité sportive régulière et des loisirs pour apaiser son esprit (lecture, méditation, etc.). 

11. Contrôler ses émotions

Il existe une différence majeure entre la surcharge de travail perçue et la surcharge de travail réelle. La surcharge de travail perçue est une conséquence émotionnelle à un surplus de travail. Avec le contrôle sur ses émotions, il est tout à fait possible de parvenir à réaliser le projet dans les temps. Lorsque vous vous sentez surmené, pensez à prendre 5 minutes pour souffler (ou pratiquer la cohérence cardiaque). Ainsi, vous faites retomber le stress non nécessaire et reprenez le contrôle sur vos émotions. Vous définissez ensuite un plan clair pour réaliser vos missions.